Management Assistent

Voor het hoofdkantoor van een internationale organisatie, gevestigd in Utrecht (vrijwel naar Utrecht CS), zijn wij op zoek naar een proactieve en dynamische Management Assistent. In deze rol is geen dag hetzelfde en daarom komt jouw talent om zaken tot in de puntjes te regelen én een helicopterview te houden goed van pas!

Onze relatie heeft binnen het WTC een zeer luxe en toch warme plek gecreëerd waar het heerlijk werken is. Vanwege de vele projecten waarbij je betrokken bent is hybride werken slechts beperkt mogelijk.

Jij bent een organisatietalent en draait jouw hand niet om voor alle secretariële taken. Je beheert de agenda's, verzorgt de correspondentie en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten voor 2 managers. Daarnaast ben jij samen met 2 collega's proactief bezig met de ondersteuning van andere stafleden op het hoofdkantoor. Hierbij kun je denken aan (en nog veel meer):

• het boeken van reizen en hotels en het regelen van visa voor de internationale collega's;
• administratief oppakken van de in- en uitstroom van nieuwe corporate collega's en zorgen voor een warme onboarding;
• het organiseren van (en ondersteunen bij) grootschalige internationale evenementen.

Ben jij de proactieve en daadkrachtige Management Assistent waar onze opdrachtgever met smart op zit te wachten? Heb jij graag de touwtjes strak in handen én vind je het fijn om nauw met 2 collega-secretaresses samen te werken? Dan ga ik graag het gesprek met je aan!

Met jouw flair weet jij zaken voor elkaar te krijgen en door jouw veerkracht ben jij flexibel en ben je goed in staat om ad-hoc te schakelen.

Hiervoor neem jij de volgende ervaring, kennis en competenties mee:

• MBO+ | HBO werk- en denkniveau;
• Meerdere jaren ervaring in een soortgelijke rol als management assistent - (directie) secretaresse;
• Goede contactuele vaardigheden met uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Je beschikt over ruime ervaring in het werken met Microsoft Office;
• Je bent parttime of fulltime 32, 36 of 40 uur in de week beschikbaar;
• Woonachtig in de regio Utrecht of op handige ov-afstand van station Utrecht.

Tevens herken je je in de volgende eigenschappen:

• Energiek !;
• Proactief;
• Punctueel;
• Flexibel;
• Oplossingsgericht;
• Een dienstverlenende instelling;
• Stressbestendig.

Het werken in deze organisatie betekent dat je schakelt met meerdere partijen tegelijk. Het is daarom belangrijk dat je het leuk vindt om adhoc zaken op te pakken maar ook om anderen te ondersteunen en verder te helpen.

Er wordt je het volgende geboden:

• een (parttime) baan voor 32, 36 of 40 uur;
• werken op HQ bij een internationaal zeer goed aangeschreven organisatie,
• een salaris tussen de €4.100 en €4.300 bruto per maand (op basis van 40 uur);
• een mooi groeipad o.b.v. jouw inzet en ontwikkeling;
• eersteklas reizen met het OV volledig vergoed;
• 26 vakantiedagen;
• 8% vakantiegeld.

Er wordt bij onze opdrachtgever op kantoor gewerkt. De organisatie is zeer goed te bereiken met het OV, lopend of per fiets. Er is parkeergelegenheid maar vanwege de drukte rond het WTC maken medewerkers daar slechts incidenteel gebruik van. Er wordt je direct een contract geboden via onze opdrachtgever.

Werken op een locatie die werkelijk adembenemend is! Binnen het WTC heeft onze relatie een zeer luxe en toch warme omgeving gecreëerd waar het heerlijk werken is.

Vooraanstaand in technologie, internationaal geoutilleerd en tegelijkertijd een no nonsense cultuur. Wereldwijd zijn er tienduizenden collega's, op het hoofdkantoor een klein maar fijn, professioneel team van 35 collega's. Samen met de Executive Assistant van de CEO en een collega-secretaresse vorm je een team dat er voor zorgt dat werkelijk alles op rolletjes verloopt. Je bent proactief, ziet en hoort alles en weet (op termijn) hoe de hazen lopen. Dan is dit een functie waarin je heel veel vrijheid hebt om zelf initiatieven te nemen en verdere invulling aan jouw rol te geven. Een buitenkans voor een ondernemende secretaresse!

De uitstraling is zakelijk, professioneel en verzorgd. De cultuur is laagdrempelig. Door het relatief kleine team op het hoofdkantoor heerst er een echte can-do-mentaliteit en hebben collega's veel voor elkaar over. Er is een open open sfeer en er worden regelmatig gezellige dingen georganiseerd door jouw team.

Professioneel gezellig dus!