Management Assistent Bestuurssecretariaat

Locatie

Zeist

Publicatiedatum

04-08-2021

Publicatie eindigt

04-10-2021

Opdrachtgever

Pienk

Functie omschrijving Management Assistent Bestuurssecretariaat

Voor een verzekeraar in Zeist heeft Pienk een vacature voor een zelfstandige, stevige Management Assistent met humor. Als Management Assistent ondersteun je direct en indirect zo'n 30 collega's. Tevens werk je nauw samen met andere Management Assistenten en vorm je samen het Bestuurssecretariaat. Uiteraard help en vervang je elkaar wanneer nodig.
Het secretariaat is de spil van deze organisatie.Je voert de werkzaamheden naar eigen inzicht en zelfstandig uit (je 'eigen winkeltje') en bent creatief met oplossingen. Klantgerichtheid en ontzorgen staat bij deze organisatie centraal.

De hoofdwerkzaamheden van deze secretaresse zullen bestaan uit secretariële ondersteuning aan de managers :

  • Zelfstandig een efficiënt en effectief agendabeheer;
  • Mailafhandeling, inclusief de algemene mailbox;
  • Zelfstandig afhandelen van zakelijke correspondentie en maken van presentaties;
  • Het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en bijzondere activiteiten;
  • Boeken en verzorgen van reizen;
  • Telefonische bereikbaarheid garanderen en bewaken;
  • Het reserveren en klaarzetten van de vergaderzalen en evt. verzorgen van lunch;
  • Verzorging van vergaderstukken, kan neerkomen op veel bulkwerk (printen, verzamelen, verzenden e.d.) gecombineerd met een grote mate van accuratesse;
  • Ontvangen van bezoekers en hen in contact brengen met de juiste persoon binnen PFZW, in ontvangst nemen van pakketten, bodepost en gerechtelijke stukken;
  • Documenteren en (digitaal) archiveren van informatie
  • Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen, het doen van verbetervoorstellen;
  • Bij afwezigheid vervangen van je collega management assistenten.

Deze management assistent is omgevingssensitief en heeft een zeer goed gevoel voor verhoudingen. Je bent fulltime (36 uur per week, minimaal 32 uur) beschikbaar.

Functie eisen Management Assistent Bestuurssecretariaat

Om in aanmerking te komen voor deze uitdagende vacature van Management Assistent dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:

  • MBO+ / HBO niveau;
  • Relevante, recente ervaring, bij voorkeur bij een uitvoeringorganisatie en/of bestuursomgeving;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);
  • Voldoende beheersing van de Engelse taal;
  • Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office. Kennis van Sharepoint is een pre;
  • Je kan goed prioriteiten stellen, bent een aanpakker, flexibel en gretig;
  • Open, goede communicatie en een goede samenwerking binnen het secretariaat zijn eis;
  • Fulltime (36 uur) beschikbaar, 32 uur is eventueel bespreekbaar.

Deze management assistent kan goed zelfstandig werken en kan verbanden leggen, is accuraat, proactief, oplossingsgericht, creatief en werkt snel. Je neemt initiatief en deelt opgedane kennis gul en makkelijk. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en je bent gewend om gemakkelijk samenwerken met managers, je vormt hiermee een team. Tevens ben je een secretaresse die hulp kan geven én vragen. Eigenwijsheid is jou niet vreemd en je hebt een vrije geest. Flexibiliteit is een must in deze uitdagende baan!

De inwerkperiode (ca. 1 maand) zal fulltime op kantoor plaatsvinden. Daarna wordt er voorlopig hybride gewerkt, deels vanuit huis en deels op kantoor. Vandaar dat het fijn is als je bekend bent met Teams en iBabs.

Aanbod Management Assistent Bestuurssecretariaat

Deze management assistent wordt een afwisselende en veelzijdige functie geboden binnen het secretariaat (4 mensen). Het betreft een professionele organisatie in Zeist waar hard wordt gewerkt en waar servicegerichtheid hoog in het vaandel staat. De sfeer is erg collegiaal. De functie is voor 36 uur per week, 32 uur is eventueel bespreekbaar. De arbeidsvoorwaarden zijn prima. Je wordt direct op contract genomen bij onze opdrachtgever.

Bekijk

Onze nieuwste vacatures
Utrecht
Utrecht
Utrecht
Breukelen
Utrecht
Utrecht
Utrecht Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.