Programmasecretaris

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

12-03-2019

Publicatie eindigt

21-03-2019

Opdrachtgever

BlueTrail

Functie omschrijving

Opdrachtspecificaties
Referentienummer: BTIT24777
Omgeving: Utrecht
Startdatum: half april 2019
Einddatum: 1 september 2019
Optie op verlenging: Niet bekend
Aantal uur per week: 32 gemiddeld
Intakegesprek: Nog niet bekend.
Sluitingsdatum: Donderdag 21 maart om 9.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een Adviseur Issuemanagement voor 32 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving:

  1. De programmasecretaris werkt voor 16 uur per week voor de opgave Gezond Leefklimaat. Het opgaveteam heeft als opdracht te zorgen voor een gezonde leefomgeving voor alle inwoners van Utrecht. In de Ruimtelijke Structuur (RSU) is gekozen voor binnenstedelijke verdichting met aandacht voor een hoogwaardige en toegankelijke openbare ruimte, met voorzieningen om de groei op te vangen. Door de keuze voor verdichting, is het nodig om de groen/blauwe verbinding met de regio te versterken, omdat we in de stad onvoldoende ruimte hebben om inwoners goed te laten recreëren in het groen en om extra maatregelen te nemen om de luchtkwaliteit en CO2 uitstoot van de groeiende stad verder te verbeteren, ten gunste van de gezondheid van de inwoners en bezoekers en tevens in het kader van de internationale klimaatafspraken gericht op mobiliteit.Het college heeft ook aangegeven dat de verdichting in de stad in balans moet zijn met het groener maken van de stad. Deze opgave is onderverdeeld in 5 deelopgaven, waaraan in totaal ca. 90 medewerkers werken. De opgave wordt aangestuurd vanuit het kernteam. Dit bestaat uit 7 (deel)managers en 2 stafmedewerkers (communicatie en programmasecretaris)
  2. De programmasecretaris werkt voor 16 uur per week voor het programma (deelopgave) Verkeersveiligheid. Het programma Verkeersveiligheid heeft als opdracht om de objectieve en subjectieve verkeersveiligheid in de stad Utrecht te verhogen. Dit wordt gedaan door middel van fysieke herinrichtingsprojecten (momenteel zo’n 24 in verschillende fasen van voorbereiding en uitvoering) maar ook door projecten waarin gedrag, nudging en/of onderzoek naar beleving een belangrijke component zijn. Het programmateam bestaan naast de programmamanager en de secretaris uit een beleidsadviseur, een verkeersadviseur, een communicatie adviseur en een programma assistent.

Taken/werkzaamheden:

  • Lid van kernteam van zowel opgave gezond leefklimaat als programma verkeersveiligheid. Je ondersteunt de hoofdopgavetrekker Gezond Leefklimaat / programmamanager Verkeersveiligheid op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris.
  • Ondersteunen hoofdopgavetrekker op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris.
  • Integraal ondersteunende rol in het regieteam voor de opgavetrekker/ deelprogrammamanager zowel wat betreft inhoud, financiën als organisatie.
  • In overleg met de opgavetrekker/deelprogrammamanager bereidt je voor of schrijf je startdocumenten, bestuursvoorstellen, stafstukken etc.
  • Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van de jaarlijkse planning en control cyclus, het jaarplan van opgave/programma, bijdrage aan het afdeling overstijgende jaarplan.
  • Je hebt een budgethoudersrol binnen het kernteam; door in samenwerking met business control, interne bedrijven/financiën en projectleiders en project-assistenten de financiële sturing (waaronder ook inkoop) te organiseren en te borgen voor het betreffende gebied.
  • Je bereidt teambesprekingen met het opgave /(deel)programmateam voor en bent verantwoordelijk voor de verslaglegging en opvolging van acties.
  • Je zorgt voor een heldere organisatie van het werk en helpt bij het organiseren van andere samenwerkings- en netwerkvormen passende bij de (deel)opgave.
  • Je behoudt overzicht over de opgave/gebied/programma en zorgt voor de randvoorwaarden voor een soepel draaiend programma;
  • Vormt het aanspreekpunt voor de praktische en organisatorische zaken van opgave /programma en is hierin de schakel tussen de interne/externe omgeving en het regieteam.
  • Borgt dat de administratie voor de opgave / het programma op orde is.
  • Faciliteert en bewaakt de interne opdracht verstrekking vanuit kernteam.

Functie eisen

KNOCK-OUT:

  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op HBO niveau.
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring.
  • Je hebt ervaring als secretaris, coördinator of PMO.

Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:

  • Je bent een stevige secretaris met ruime ervaring, bekend met projectmanagementtechnieken en ervaring binnen de overheid. (weging 22%)
  • Je hebt werkervaring in een dergelijke functie (of: als professional gewerkt in Utrecht) waardoor je snel zult zijn ingewerkt.

Competenties:

  • Je bent servicegericht
  • Communicatie is één van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een probleem doordringen
  • Je beschikt over een scherp omgevingsbewustzijn, bent flexibel en pragmatisch en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau
  • Je hebt een antenne voor bestuurlijke processen
  • Je beschikt over advies- en projectmatige vaardigheden.

Reageren

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.

Utrecht Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.