Personal Assistant

Voor een organisatie in Nieuwegein zijn wij op zoek naar een ervaren en professionele personal assistant van de directeur, je bent tevens het hoofd van het secretariaat.

Je assisteert de directie op een breed terrein, naast een intensieve 1-op-1 ondersteuning van de directeur is er veel aandacht voor diverse organisatorische werkzaamheden en specifieke taken.

Je geeft leiding aan het secretariaat van 5 personen en bent verantwoordelijk voor het optimaal laten verlopen van de interne gang van zaken. Je draagt bij aan de inhoud en vormgeving van personeelszaken, bent hét aanspreekpunt binnen de organisatie en fungeert als trouble shooter. Je werkzaamheden zijn zeer uitgebreid en divers en bestaan onder andere uit:

• PA Directeur:
  • Maken van afspraken;
  • Agendabeheer;
  • Correspondentie;
  • Organisatorische ondersteuning;
  • Voorbereiden diverse bijeenkomsten en zo nodig notuleren;
• Redactionele werkzaamheden:
  • Verzorgen mailingen;
  • Redigeren en lay-out verzorgen van het vakblad;
  • Beheer website
• Office Management:
  • Contacten onderhouden met leveranciers, (bestuurs) leden en diverse externe partijen;
  • Leiding geven aan secretariaat en facilitaire diensten (5 personen);
  • Dagelijks personeelsbeheer (ziekmeldingen, verlofplanning, urenregistratie e.d.) en ledenadministratie;
  • Organiseren van bedrijfsuitjes en beurzen.

Samengevat een hele verantwoordelijke en uitgebreide baan voor een ervaren en doorgewinterde personal assistant die een echte professional is en van de hoed en de rand weet! De vacature is voor minimaal 32 uur in te vullen.

Je bent de rechterhand en de steun en toeverlaat van deze directeur. Jij zorgt dat organisatorisch alles tot in detail is geregeld en bent een échte pa in hart en nieren. Je weet als geen ander hoe je jouw directeur het beste kunt ontzorgen en doet dit dan ook met volledige toewijding. Van het dagelijkse complexe agendabeheer tot het aansturen van 5 personen, jij draait je hand er niet voor om en blijft rustig in drukke en stressvolle periodes. Je bent zoals gezegd een ervaren professional op niveau die kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan.

Ik maak graag kennis met een p.a. die:

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie (personal assistant, directiesecretaresse, management assistent);
• Ervaring met notuleren en het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen;
• Goede beheersing van de de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de selectie);
• Goede kennis van het MS Office pakket;
• Parttime minimaal 32 uur per week beschikbaar;
• Woonachtig in de regio Nieuwegein | Vianen | Houten | Utrecht
• In het bezit van rijbewijs B.

Je herkent jezelf tevens in het volgende profiel;

• Zelfstandig en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Communicatief zeer vaardig en kunt schakelen op diverse niveaus;
• Organisatorisch sterk;
• Zeer accuraat en punctueel;
• Discreet en integer;
• Representatief.

Deze organisatie biedt jou een hele afwisselende én uitdagende functie op hoog niveau binnen een solide organisatie. Je wordt direct op contract genomen met uitzicht op een vast dienstverband.

Je ontvangt een salaris tussen de 3700 - 4200 bruto per maand op fulltime basis en de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed; 25 vakantiedagen en 8 ATV dagen (bij een 40-urige werkweek), een premievrij pensioen en een reiskostenvergoeding.