Managementassistente

Locatie

Utrecht

Opdrachtgever

sQout

Profiel Managementassistente

Korte beschrijving speelveld
Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.

Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime managementassistente. Je bent werkzaam in voor het team Ruimtelijke kwaliteit & Duurzaamheid. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 4 managers. Je werkt binnen deze gilde samen met één andere Managementassistente. Dit houdt in dat de werkverdeling in overleg met jou wordt gemaakt. Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen dit gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.

Je beheert de agenda van twee managers.
Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management.
Je organiseert bijeenkomsten.
Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor het gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de
managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.

Werkzaamheden en taken
Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
Je hebt ruime ervaring met notuleren.
Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen die het werkveld van het secretariaat raken.
Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 6 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie
Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, iBABS en het Zaaksysteem.

Gevraagd Managementassistente

afgeronde opleiding op Mbo niveau 4 in een secretariële opleiding.
ervaring met notuleren
meer dan zes jaar ervaring in het secretariële vakgebied.
recente opdrachten in de publieke sector en kennis van een grotere gemeentelijke/provinciale organisatie en gevoel voor de bestuurlijke verhoudingen.
ervaring met werken in een team en werken in een gezamenlijke mailbox.
Ervaring met Digiplaza, iBABS en MUIS

Bedrijfsprofiel Managementassistente

Goed om te weten:
Je werkt binnen het team secretariaat Ruimte, dit maakt onderdeel uit van het team Business intelligence, organisatievernieuwing en support. De functie wordt grotendeels uitgeoefend vanuit een aantal vaste werkplekken op de 9 e verdieping in het Stadskantoor. De mogelijkheid bestaat om maximaal 1 dag per week thuis te werken indien het werk dit toelaat.

Bekijk

Onze nieuwste vacatures
Utrecht
Utrecht
Utrecht
Utrecht
Utrecht Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.