Ervaren secretaresse | Duobaan | 24 - 32 uur / week

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

11-02-2021

Publicatie eindigt

12-04-2021

Opdrachtgever

MedicalPHIT

Bedrijfsprofiel

MedicalPHIT (https://phit.nl/nl) staat als onafhankelijk adviesbureau voor betere zorg door innovatieve toepassing van IT; van het concretiseren van de visie tot de aanschaf en implementatie van informatiesystemen. Ruim 20 consultants werken dagelijks aan toonaangevende projecten voor maatschappelijk relevante opdrachtgevers zoals VZVZ, het ministerie van VWS, RIVM en vele ziekenhuizen, RSO’s (regionale samenwerkingsorganisaties) en laboratoria.

We delen onze kennis via onze PHIT-academy. Dat doen we jaarlijks voor honderden professionals met bijna 30 verschillende cursussen. Ook organiseren we een aantal congressen waarin vakgenoten worden bijgepraat door gezaghebbende sprekers.

Functie omschrijving

Door de bijzondere bedrijfscultuur, uitdagende opdrachten, brede expertise en focus op persoonlijke ontwikkeling heeft onafhankelijk adviesbureau MedicalPHIT inmiddels bijna 30 hooggekwalificeerde professionals in dienst, geen personeelsverloop en een verwaarloosbaar ziekteverzuim. Door de zeer grote klanttevredenheid en ambitie maakt zij een sterke groei door. Door die groei zoeken wij op korte termijn een ervaren organisatietalent, die ook lichte financiële werkzaamheden (verwerken inkoopfacturen, inboeken verkoopfacturen) goed kan uitvoeren. Je komt te werken met onze ervaren collega Sheila, zij werkt 20 uur per week. Jouw taken en werkzaamheden liggen voor het leeuwendeel bij de ondersteuning van onze PHIT Academy.

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel klanten als de consultants. Samen met Sheila zorg je ervoor dat het kantoor soepel georganiseerd is en verricht je backofficewerkzaamheden voor onze consultants, die je daarmee ontzorgt, zoals projecten aanmaken voor consultants, zorgen dat alle contracten binnen zijn, projectverlengingen invoeren en uren boeken. Jullie hebben samen goed overzicht van de binnenkomende verzoeken en lopende zaken, waardoor deze tijdig en correct worden afgehandeld. Je zorgt voor een representatieve uitstraling van het kantoor en een keurige ontvangst van onze gasten. Wat we heel belangrijk vinden, is een correcte en nagenoeg foutloze toepassing van de Nederlandse taal. Dit komt terug in de lay-out van en het taalgebruik in offertes, voorstellen en presentaties. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorisch operationele ondersteuning van de Academy, zoals inschrijven en informeren van deelnemers, administreren en factureren. Planning van complexe externe afspraken, bijvoorbeeld in de agendabeheer van enkele collega’s, hoort daar ook bij. Denk ook aan zorg voor bestellingen, reserveringen, telefonie, digitale en ook fysieke post.

We zoeken een collega die:

  • een talent heeft voor organiseren en regelen en dat met plezier doet. Je neemt initiatief en denkt vooruit. Je vindt het leuk om te bedenken hoe je slimmer en efficiënter te werk kunt gaan, zodat je onze consultants optimaal kunt ondersteunen;
  • een resultaat- en kwaliteitsgerichte instelling heeft en inlevingsvermogen;
  • zelfstandig is, zelf het werk ziet, met gemak alles plant & organiseert en altijd overzicht houdt;
  • een echte teamspeler is - je maakt immers deel uit van een professionele en gezellige groep collega's;
  • makkelijk communiceert op verschillende niveaus;
  • goed in staat is een afweging te maken tussen verschillende belangen, kan prioriteren en doet wat zij belooft;
  • flexibel is en ten minste op 3 verschillende dagen per week beschikbaar;
  • over een afgeronde opleiding beschikt op ten minste mbo-niveau 4+ / associate degree, met enkele jaren secretariële en/of administratieve ervaring, bij voorkeur bij een
  • dviesbureau;
  • een ruime ervaring heeft met en kennis van Microsoft Office applicatie en ervaring met CRM-systemen;
  • ervaring heeft met licht financieel-administratieve werkzaamheden (we werken met Exact online);
  • de Nederlandse taal in woord en geschrift erg goed beheerst en (basis)kennis heeft van de Engelse taal;
  • in Utrecht of directe omgeving woont.

BIJ MEDICALPHIT:

  • kom je in een open en dynamische cultuur;
  • krijg je een fijne werkomgeving waarin alles uitstekend is geregeld;
  • krijg je de ruimte jezelf te ontwikkelen;
  • werk je samen in een informele en collegiale werksfeer met zeer korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief;
  • heb je de vrijheid je werk zelf in te richten;
  • kun je meedenken en werken aan de groei van het bedrijf met voor jou in het bijzonder het beheer over de Academy;
  • maak je impact in de zorg;
  • kom je direct bij ons in dienst;
  • krijg je een goed salaris (3000-3500 per maand op fulltime basis), reiskostenvergoeding en prima bijkomende arbeidsvoorwaarden.

We zijn uitstekend bereikbaar met auto en OV; het is 12 minuten met de bus vanaf het station. MedicalPHIT is gevestigd in Domus Media te Utrecht, een verzamelkantoorgebouw waarin zo'n 35 (para)medische organisaties gehuisvest zijn. Er is altijd voldoende perkeergelegenheid.

Meer weten? Bel onze recruiter Roel op 06-53335844 op werkdagen tussen 09:00 en 21:00 of app Roel wanneer hij jou kan bellen.

Direct solliciteren met je cv en motivatie kan ook: phit@roelkiers.nl

Je kunt solliciteren tot 1 maart. We streven ernaar de procedure in de maand maart af te ronden.

Kijk ook op https://www.linkedin.com/company/medicalphit wie je kent van onze collega's!

Wanneer je niet erg goed bent in de Nederlandse taal, heeft het geen zin om te reageren.

Bekijk

Onze nieuwste vacatures
Utrecht
Utrecht
Regio Utrecht
Omgeving Utrecht
Utrecht
Snel solliciteren

Interessante vacature? Vul je e-mail adres in en upload een CV om direct te solliciteren!

CAPTCHA Image Veiligheidscode vernieuwen Veiligheidscode uitspreken
Utrecht Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.