Office Manager gezocht voor een grote landelijke speler op het gebied van professionele schoonmaak; een nieuwe, warme, dynamische omgeving wachten op jouw ondersteuning! Jij bent, net als het bedrijf, gericht op de toekomst en bereid om mee te groeien met de organisatie vanuit de regio Utrecht.
Prioriteiten, lijstjes, afspraken en verantwoordelijkheden balanceer jij moeiteloos met jouw service-gerichte en secure werkwijze. Het contract en de gemaakte afspraken met opdrachtgevers zijn jouw uitgangspunt en jij zorgt er als Office Manager voor dat iedereen de juiste middelen en informatie heeft om de best mogelijke dienstverlening te garanderen. Jij regelt het wel.
Functieomschrijving Office Manager
In deze functie bied jij directe ondersteuning aan de Districtmanager en Regiomanagers vanuit kantoor. Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor iedereen in het district, jij bent de oren en ogen die vanuit kantoor alles meekrijgen en overzien. Samen met de P&O manager ben jij volledig verantwoordelijk voor de backoffice van het district.
Tot je takenpakket behoren onder andere:
Het district
De rechterhand van de Districtsmanager, houdt de operationele zaken in beeld, rondom de dienstverlening;
Het aanspreekpunt bij afwezigheid van de Districtsmanager omtrent operationele zaken.
Werkvoorbereiding
Het opstellen van werkprogramma’s, materiaalstaten, logboeken en objectmappen ter voorbereiding van het werk;
Het beheren van de object- en projectmappen;
Het, op basis van objectgegevens, samenstellen van standaard materiaalpakketten;
Het coördineren van de distributie en routeplanning;
Correspondentie, brieven en offertes naar klanten
Het, op basis van de object-/projectgegevens, maken van offertes;
Het verzorgen van de correspondentie met klanten;
Het verzorgen van mailings.
Administratie operatie
Het actueel houden van gegevens over de operatie;
Het controleren van tijdsregistratie bij klanten;
Het bijhouden van klantgegevens voor de afdeling commerciële zaken.
Managementrapportages
Het verzamelen en controleren van de gegevens over rayons en projecten en het regelmatig vervaardigen van managementrapportages, zodat tijdig bijgestuurd kan worden in de operatie;
Het attenderen van leidinggevenden op problemen in de operatie op basis van gegevens.
Materialen, materieel en auto’s
Het beheren van de voorraad materiaal/ materieel/ bedrijfskleding en standaardpakketten;
Het vaststellen van de inkoopbehoefte en inkopen;
Het controleren van binnengekomen goederen;
Het beheren van het wagenpark;
Het oplossen van storingen in machines.
Kwaliteitscontroles
Het registreren van klachten en bijdragen in de oplossing ervan;
Het verrichten van interne audits op de panden;
Het uitvoeren van risico-inventarisaties en evaluaties;
Het rapporteren van kwaliteitproblemen aan het management en voorstellen van corrigerende en/of preventieve maatregelen.
Functiecriteria Office Manager
Als Office Manager straal jij orde en rust uit en schakel jij moeiteloos tussen verschillende (lopende) projecten. Jij weet wanneer je 'nee' moet zeggen tegen collega's en hoe jij het maximale uit jouw efficiënte werkdag haalt.
Daarnaast ben je:
Enthousiast persoon met een grote drive om het vak te willen leren;
HBO werk-/denk niveau (HBO Facilitair/Hotelschool/Finance is een pré);
Goede office vaardigheden, je kunt snel met verschillende systemen werken (Word, Excel);
Je wilt en kan ondersteunend werken;
Je kunt overzicht houden en snel schakelen;
Je bent iemand met ambitie; doorgroeien binnen de organisatie is mogelijk.
De aanbieding Office Manager
Onze opdrachtgever biedt je voor de functie van Office Manager een uitdagende, afwisselende functie waarin je veel ownership krijgt. De salarisrange ligt tussen de € 2.500,- en € 4.000,- bruto per maand op basis van 40 uur. De inschaling is op basis van werkervaring.
